Digital Worker, Providing Software Robots – Menjaga keseimbangan buku besar dan saldo rekening bank adalah kunci kesehatan keuangan perusahaan.
Salah satu elemen penting dalam proses ini adalah penanganan cek yang beredar (outstanding check).
Teknologi seperti Robotic Process Automation (RPA) dapat mengotomatisasi proses ini, meningkatkan akurasi dan efisiensi.
Digital Worker adalah solusi yang tepat untuk membantu perusahaan dalam mengelola outstanding check dan mengotomatisasi rekonsiliasi bank.
Apa Itu Outstanding Check?
Outstanding Check adalah pembayaran cek yang ditulis oleh seseorang tetapi belum diuangkan atau disetorkan ke penerima pembayaran.
Pembayar merupakan entitas yang menulis cek, sedangkan penerima pembayaran adalah orang atau lembaga kepada siapa cek itu ditulis.
Outstanding Check (cek yang beredar) juga mengacu pada cek yang telah diserahkan ke bank tetapi masih dalam siklus kliring cek bank.
Outstanding Check merupakan kewajiban bagi pembayar.
Pembayar harus yakin untuk menyimpan cukup dana di rekening untuk menutupi jumlah cek yang beredar sampai diuangkan, yang bisa memakan waktu berminggu-minggu atau kadang-kadang bahkan berbulan-bulan.
Cek yang beredar untuk jangka waktu yang lama dikenal sebagai cek kadaluarsa (stale cheque).
Cari tau Bagaimana RPA Mengatasi Masalah Outstanding Check
Outstanding Business Check
Outstanding Business Checks merupakan aktivitas ketika sebuah bisnis menulis cek, itu mengurangi jumlah dana dari kas di buku besar akuntansi (Ledger).
Jika dana belum ditarik atau diuangkan oleh penerima pembayaran, rekening bank perusahaan akan tercatat memiliki saldo yang lebih besar daripada catatan di buku besar akuntansi.
Untuk itulah proses laporan rekonsiliasi bank dilakukan sehingga akun kas perusahaan dalam laporan keuangannya konsisten dengan kas di rekening banknya, perusahaan harus menyesuaikan “balance per bank”, yang mengacu pada saldo kas akhir pada laporan bank.
Memahami Cara Kerja Outstanding Check
Salah satu cara pembayaran suatu transaksi adalah dengan cek. Cek adalah instrumen keuangan yang memberi wewenang kepada bank untuk mentransfer dana dari rekening pembayar ke rekening penerima pembayaran.
Ketika penerima pembayaran menyetor cek di bank, ia meminta dana dari bank pembayar, yang, pada gilirannya, menarik jumlah tersebut dari rekening pembayar dan mentransfernya ke bank penerima pembayaran.
Cari tau Bagaimana RPA Mengatasi Masalah Outstanding Check
Sebuah cek menjadi outstanding check ketika penerima pembayaran tidak menguangkan atau menyetor cek.
Ini berarti tidak menghapus kewajiban pembayar yang dicatat oleh bank (cek tetap menjadi kewajiban pembayar).
Karena cek tersebut masih status outstanding check, ini berarti cek masih menjadi kewajiban bagi pembayar.
Setelah penerima pembayaran menyetorkan cek, cek tersebut direkonsiliasi dengan catatan pembayar.
Cek yang tetap beredar untuk jangka waktu yang lama tidak dapat diuangkan karena menjadi batal.
Beberapa cek menjadi kadaluarsa jika diberi tanggal setelah 60 atau 90 hari, sementara beberapa cek menjadi batal setelah enam bulan.
Masalah yang Timbul Akibat Outstanding Chec
- Risiko Overdraft: Tanpa pengawasan yang tepat, perusahaan dapat mengalami overdraft ketika cek dicairkan secara tidak terduga.
- Denda Bank: Cek yang ditolak (bounced check) akibat dana yang tidak mencukupi dapat menyebabkan denda dari bank.
- Hubungan dengan Vendor: Kegagalan dalam mencairkan cek dapat merusak hubungan bisnis dengan vendor atau pihak yang menerima cek.
Bagaimana Mencegah Outstanding Check Terjadi?
Outstanding Check adalah salah satu penyebab paling umum terjadinya overdraft keuangan karena seringkali tidak ada cara untuk mengetahui kapan penerima pembayaran mencairkan cek tersebut.
Salah satu cara untuk menghindari kejadian ini adalah dengan dengan mengawasi saldo di akun Anda.
Hal ini dapat dilakukan dengan menuliskan saldo setiap kali Anda melakukan deposit atau penarikan.
Anda juga dapat menggunakan Banking Automation dari Digital Worker untuk melacak saldo secara otomatis di akun Anda.
Ini akan membantu akun bank perusahaan menghindari terkena denda kekurangan dana (Non-Sufficient Fund) jika penerima pembayaran memutuskan untuk mencairkan cek di kemudian hari.
Transform your workflow with Automation
Is your business ready for a transformation? Reach out today and discover how our precision-driven software robots can streamline your operations and accelerate growth. Just fill out the form below to get started on your journey towards enhanced efficiency and productivity.
Anda juga dapat menelepon atau menulis surat untuk mengingatkan penerima pembayaran bahwa cek tersebut belum dicairkan.
Hal ini berpeluang mendorong mereka untuk menyetor atau menguangkan cek.
Jika mereka belum menerima pembayaran, Anda mungkin akan mengetahui solusi yang paling tepat, misalnya memberi informasi ke penerima pembayaran bahwa Anda akan menerbitkan kembali cek tersebut.