Kegiatan bisnis sering kali mencakup penjualan dan pembelian barang dan jasa, aktivitas tersebut dilakukan oleh lebih dari satu entitas atau perusahaan yang terlibat dalam kegiatan komersial, industri, atau professional berupa transaksi dengan kesepakatan pembayaran B2B (business to business).
Pembayaran B2B dapat berupa transaksi satu kali atau berulang tergantung pada kesepakatan kontrak yang dibuat antara pembeli dan supplier. Pembayaran B2B lebih kompleks daripada pembayaran business-to-consumer atau B2C, karena pemrosesan pembayaran B2B membutuhkan lebih banyak waktu.
Sebuah studi yang meneliti 2,2 juta transaksi dengan nilai US$ 2,8 miliar menemukan bahwa perusahaan menyukai transaksi B2B dengan metode pembayaran melalui cek dan bilyet giro, semakin besar ukuran bisnis maka semakin banyak cek dan bilyet giro yang diproses. Perusahaan dengan income tahunan kurang dari US$ 250.000 mengeluarkan rata-rata 133 cek per tahun, sementara perusahaan dengan pendapatan lebih dari US$ 5 miliar mengeluarkan rata-rata lebih dari 1.100 per tahun, atau kira-kira 4,4 cek setiap hari kerja.
Masalahnya, pembayaran menggunakan cek dan bilyet giro membutuhkan proses yang rumit, beberapa kasus terjadi saat Anda menyetorkan cek dengan asumsi bahwa cek tersebut telah dikliringkan oleh bank namun dana tidak cukup di rekening giro pembayar untuk memproses cek tersebut, inilah yang dikenal sebagai Non Sufficient Fund.
Non Sufficient Fund termasuk item rekonsiliasi bank karena menyebabkan catatan di akun cash on hand (saldo kas penerima pembayaran) berbeda dengan cash at bank (rekening giro penerima pembayaran), sehingga perlu dilakukan rekonsiliasi bank.
Sejalan dengan itu, pemilik cek (perusahaan yang mengirim pembayaran) juga dikenakan penalti berupa Non Sufficient Fund Fee (NSF Fee) karena pihak bank (rekening giro) menolak menanggung dana untuk mencairkan cek sehingga terjadi bounced check. Akhirnya entitas yang mengirim pembayaran juga melakukan rekonsiliasi bank untuk menyamakan saldo cash on hand yang dicatat perusahaan dengan saldo cash at bank (rekening giro) yang dicatat oleh bank.
Apa Itu Non Sufficient Fund?
Non Sufficient Fund adalah item rekonsiliasi bank yang mengacu pada status rekening giro yang tidak memiliki cukup uang untuk membayar nilai transaksi pada cek tersebut, saat melakukan pembayaran tanpa cukup uang di rekening giro, salah satu dari dua hal dapat terjadi: Bank akan menanggung pembayaran, atau tidak. Jika bank (rekening giro) menolak menanggung pembayaran atas cek maka dikenal sebagai bounced check.
Tidak ada skenario yang baik, apakah bank bersedia menanggung pembayaran atau bank menolak menanggung pencairan dana, karena kedua skenario ini akan menghasilkan biaya tambahan. Tetapi situasi kedua dikenal sebagai pembayaran “bouncing”, dan itu dapat menyebabkan biaya pihak ketiga serta penalty berupa non sufficient fund fees.
Menurut FDIC (Federal Deposit Insurance Corporation) pada riset data dari Center for Responsible Lending, NSF fees menelan biaya miliaran dolar setiap tahun.
Fakta Non Sufficient Fund (NFS)
- Rekening giro dikatakan berstatus “dana tidak mencukupi” (non sufficient fund/NSF), ketika kekurangan uang yang dibutuhkan untuk transaksi pencairan cek atau bilyet giro.
- Biaya NSF rata-rata di Amerika Serikat bervariasi dari bank satu ke bank lainnya tetapi rata-rata sekitar $34.
- Biaya NSF tidak sama dengan overdraft fees, yang berlaku ketika bank menerima cek dengan status non sufficient fund dan bersedia menanggung dana pencairan cek/giro tersebut.
- Konsumen dapat menghindari NSF fees dengan mengajukan overdraft protection melalui bank mereka.
Non Sufficient Fund Fees
Bank sering membebankan NSF fees ketika cek/bilyet giro ditolak karena kurangnya dana untuk memproses pencairan dana. Biaya serupa dapat terjadi saat menerima pembayaran dari rekening giro yang saldonya tidak mencukupi, skenario ini deskripsikan sebagai account overdraft (OD), istilah tersebut sering disalah artikan atau tertukar dengan istilah Non Sufficient Fund.
Biaya yang dikenakan oleh bank untuk cek NSF menjadi perdebatan antara konsumen dan pihak bank. Consumer Advocates (lembaga perlindungan konsumen) mengkritik praktik yang dilakukan bank melalui NSF fees, mereka berargumen bahwa sebagai biaya tambahan NFS fees harusnya bernilai (jumlah yang dibayar) tetap, karena aturan NFS fees yang berlaku saat ini menyebabkan konsumen membayar suku bunga yang sangat tinggi untuk defisit yang relatif kecil dalam rekening mereka.
Kesimpulan:
Sebagai sebuah bisnis, sangat penting bagi Anda untuk memahami pentingnya laporan rekonsiliasi bank. Jika staf akuntansi Anda menghabiskan waktu berjam-jam untuk menggali catatan keuangan dan mencocokkannya dengan data eksternal (rekening giro), inilah saatnya untuk transformasi digital. Proses rekonsiliasi bank secara manual dapat menghabiskan waktu produktif Anda, belum lagi resiko human error (berkurangnya ketelitian) dalam proses rekonsiliasi bank.
Dengan otomatisasi rekonsiliasi bank, Anda memiliki waktu produktif dalam explorasi strategi untuk meningkatkan pertumbuhan bisnis serta mendorong inovasi jangka panjang.