Digital Worker, Providing Software Robots – Proses pengelolaan invoice yang tampak sederhana namun vital ini, kerap kali terjerat dalam labirin proses manual yang memakan waktu, repetitif, dan rentan terhadap kesalahan manusia.
Dalam lingkup bisnis yang dinamis dan cepat, kesalahan kecil dalam pengelolaan invoice bisa berdampak pada kerugian finansial yang signifikan, serta memperlambat arus kas dan operasional perusahaan.
Kabar baiknya, dengan kemajuan teknologi kini perusahaan dapat mengatasi masalah pengelolaan invoice dengan lebih mudah berkat hadirnya Automation untuk meningkatkan efisiensi perusahaan, serta mengurangi kesalahan manusia dalam pengerjaannya.
Bagaimana Automation Mengubah Pengelolaan Invoice Lebih Cepat, Akurat dan Hemat Biaya?
Mari kita ulas lebih dalam bagaimana Automation tak hanya mengatasi masalah dalam pengelolaan invoice, namun juga menjadi katalis dalam efisiensi, akurasi, dan penghematan biaya yang substansial.
Tantangan dalam Pengelolaan Invoice Manual
Di balik tiap lembar invoice yang diterima atau dikeluarkan dalam oleh sebuah perusahaan, masing-masingnya memiliki serangkaian tantangan yang sering kali tak terlihat oleh kasat mata dan menjadi labirin kompleks yang penuh dengan potensi kesalahan dan inefisiensi.
Ini bukan hanya tentang angka dan data, namun tentang bagaimana angka-angka tersebut dikelola, diinterpretasikan, dan diintegrasikan ke dalam sistem keuangan yang lebih besar.
Tak jarang, divisi finance kerap kali dihadapkan dengan beberapa masalah seperti:
Proses Pengerjaan yang Memakan Waktu
Pengelolaan Invoice manual kerap memakan waktu dalam pengerjaannya. Mulai dari penerimaan, pemeriksaan, hingga penginputan data ke dalam sistem yang membutuhkan perhatian rinci dan waktu yang signifikan.
Bayangkan jika perusahaan harus mengelola ratusan hingga ribuan invoice tiap bulannya, berapa banyak waktu yang harus dihabiskan untuk mengerjakan hal ini?
Repetitive Task dan Human Error
Pengelolaan invoice yang sifatnya repetitif atau berulang sering kali menimbulkan risiko kesalahan manusia atau human error. Kesalahan seperti salah memasukkan angka, melewatkan invoice yang belum terbayar, atau kekeliruan dalam mencocokkan pembayaran invoice merupakan contoh dari human error yang sering kali terjadi.
Kesalahan-kesalahan ini tak hanya memperlambat proses, namun juga berujung pada konsekuensi finansial.
Keterlambatan dan Dampak Finansial
Keterlambatan dalam pemrosesan invoice dapat berdampak pada pembayaran yang tertunda dan juga aliran kas perusahaan.
Di sisi lain, keterlambatan dalam menerima pembayaran pelanggan juga berdampak pada finansial perusahaan yang berdampak signifikan.
Skalabilitas dan Peningkatan Beban Kerja
Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, jumlah invoice yang dikelola juga tentu ikut meningkat. Tanpa proses pengelolaan yang efisien, hal ini dapat menimbulkan peningkatan beban kerja bagi divisi finance yang cukup berat dan sering kali tidak proporsional dengan sumber daya yang dimiliki perusahaan.
Dan tentunya divisi finance harus menambah jam kerja mereka dalam mengelola invoice yang dimiliki perusahaan.
Kebutuhan Akses dan Transparansi Data
Di era digital saat ini, kebutuhan akses dan transparansi data jadi hal yang sangat penting. Sistem pengelolaan invoice manual sering kali tak memberikan kemudahan dalam aksesibilitas dan visibilitas data yang penting untuk pengambilan keputusan bisnis yang cepat, dan tepat.
Melihat dari bagaimana tantangan dalam pengelolaan invoice manual, penting bagi untuk menemukan solusi yang tak hanya mengatasi masalah-masalah ini, namun juga memberikan landasan yang kokoh guna meningkatkan efisiensi dan pertumbuhan perusahaan di masa depan.
Automation, Solusi untuk pengelolaan Invoice yang lebih Cepat, Tepat, dan Akurat!
Memasuki era baru dalam pengelolaan invoice, automation dan RPA hadir dalam mengubah paradigma dalam industri keuangan. Kedua teknologi ini memiliki peran yang cukup krusial dalam mengatasi tantangan dalam pengelolaan invoice perusahaan.
Automation mengacu pada penggunaan teknologi untuk mengotomatisasi tugas berulang dalam pengelolaan invoice yang mencakup entri data, validasi invoice, hingga pelacakan pembayaran.
Teknologi ini tak hanya mengurangi beban kerja manual, namun juga meningkatkan kecepatan dan akurasi proses, serta mengurangi peluang terjadinya kesalahan manusia sehingga memungkinkan karyawan lebih fokus pada tugas-tugas yang lebih strategis.
Dalam pengelolaan invoice, Automation menggunakan Robotic Process Automation (RPA) yang merupakan bentuk spesifik dari automation dengan kemampuan meniru tiap tindakan manusia guna menyelesaikan tugas-tugas berulang dan berbasis aturan.
RPA dapat mengekstrak data invoice, memasukkan data ke dalam sistem keuangan, dan melakukan rekonsiliasi pembayaran. Selain itu, RPA juga memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan sistem yang sudah ada tanpa perlu mengubah infrastruktur IT secara keseluruhan.
Manfaat Automation dalam Pengelolaan Invoice
Jika bicara tentang pengaruh automation dalam industri keuangan terutama pengelolaan invoice, ada beberapa manfaat utama yang muncul sebagai game-changer dalam meningkatkan efisiensi dalam tiap aspek proses keuangan, seperti.
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Manfaat paling signifikan dari Automation adalah peningkatan dalam efisiensi waktu dan biaya. Dengan mengotomatisasi proses yang berulang.
perusahaan dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk pengelolaan invoice dari beberapa hari menjadi beberapa jam, atau bahkan menit.
Penghematan waktu ini juga membantu karyawan di divisi finance untuk mengerjakan tugas yang lebih strategis, sementara penghematan biaya operasional dapat menjadi nyata dan dapat langsung dirasakan perusahaan.
2. Mengurangi Kesalahan Manusia (Human Error)
Dengan mengotomatisasi proses entri data dalam pengelolaan invoice, kesalahan manusia dapat diminimalisir. Dengan bantuan RPA yang memiliki kemampuan untuk meniru tindakan manusia dalam memproses data, tentunya hal ini sangat efektif dalam menghilangkan kekeliruan yang sering terjadi saat entri data dilakukan secara manual.
Dan tentunya hal ini mengarah pada keakuratan data yang lebih tinggi, dan keandalan dalam catatan keuangan.
3. Peningkatan Kepatuhan dan Keamanan
Automation juga memperkuat kepatuhan dan keamanan dalam pengelolaan keuangan. Dengan mengotomatisasi proses pengelolaan invoice, perusahaan dapat memastikan jika seluruh transaksi dilakukan sesuai dengan aturan dan regulasi yang berlaku guna mengurangi risiko pelanggaran kepatuhan dengan mengurangi interaksi manusia dengan data sensitif, risiko keamanan data juga akan berkurang.
4. Skalabilitas dan Fleksibilitas
Automation memungkinkan perusahaan untuk menyesuaikan dan meningkatkan operasional mereka sesuai dengan kebutuhan. Dalam lingkup bisnis yang cepat berubah, kemampuan menyesuaikan proses keuangan juga menjadi hal yang penting.
Dengan mengimplementasikan automation dan RPA dalam proses bisnis, perusahaan dapat melakukan scale up atau scale down pada operasi mereka dengan mempertimbangkan investasi manusia dalam sumber daya atau infrastruktur IT.
5. Akses dan Analisis Data yang lebih baik
Dengan data yang dikelola dan di proses secara otomatis, perusahaan dapat memperoleh akses ke informasi yang lebih akurat dan tepat waktu. Tentunya ini membuka peluang untuk analisa yang lebih dalam, guna pengambilan keputusan bisnis yang lebih tepat.
Perusahaan dapat melihat tren, mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan, dan membuat keputusan strategis berdasarkan data yang valid dan up to date.
Dengan menerapkan automation, perusahaan di sektor keuangan tak hanya menyelesaikan tantangan yang ada hari ini, namun juga mempersiapkan diri untuk tantangan hari esok yang lebih tangkas, adaptif, dan lebih siap untuk menghadapi persaingan di era digital.
Langkah untuk Mengotomatisasikan Pengelolaan Invoice lebih Cepat, Akurat dan Hemat Biaya
We here to help you
Hubungi kami sekarang dan cari tau bagaimana Automation dapat menyederhanakan proses bisnis, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi perusahaan lebih baik.
Jangan ragu untuk mengisi informasi detal Anda. Tim Digital Worker akan menghubungi Anda.
Transformasi digital dalam pengelolaan keuangan dengan penggunaan automation dan RPA bukanlah perjalanan yang dimulai tanpa kesiapan. Ada langkah-langkah strategis yang harus disiapkan untuk memulai perjalanan ini.
1. Evaluasi Kebutuhan dan Potensi
Lakukan evaluasi menyeluruh terhadap proses keuangan perusahaan terutama dalam pengelolaan invoice. Identifikasikan area di mana inefisiensi paling nyata, dan pertimbangkan potensi penghematan waktu dan biaya yang didapat lewat automation.
2. Pemilihan Teknologi yang Tepat
Penting untuk memilih solusi yang tak hanya sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan, namun juga mudah diintegrasikan dengan sistem yang sudah ada. Lakukan riset pasar dan lakukan demo dari beberapa vendor untuk lebih mudah dalam membuat keputusan ini.
3. Menjalin Kerja sama dengan Vendor yang Tepat
Carilah mitra yang tak hanya menyediakan layanan automation, namun juga dukungan dan pelatihan yang diperlukan untuk implementasi yang sukses. Vendor yang baik harus bisa memberikan wawasan tentang best practices dan membantu ketika terjadi tantangan baru yang muncul.
4. Pelatihan dan Penerapan Bertahap
Mengintegrasikan Automation tak harus dilakukan secara menyeluruh dalam satu waktu. Mulailah dengan skala kecil dengan proses tertentu yang dapat membantu tim terbiasa dengan teknologi ini. Selain itu, pelatihan yang memadai untuk tim juga menjadi kunci untuk memastikan tiap implementasi berjalan dengan baik.
5. Monitoring dan Evaluasi Berkelanjutan
Setelah proses Automation terimplementasi, penting bagi perusahaan maupun karyawan untuk melakukan evaluasi berkelanjutan guna mengidentifikasi area yang mengalami peningkatan dan memastikan jika automation memberikan hasil yang diharapkan.
Studi Kasus Automation di Industri Keuangan dan Pengelolaan Invoice
Berikut adalah contoh studi kasus dari bagaimana Automation menunjukkan dampak signifikan dalam memperbaharui proses keuangan di berbagai perusahaan.
Proses Validasi Invoice Di Telkomsel
Tim accounts payable di Industri telekomunikasi dengan 170 juta pelanggan ini kewalahan saat memproses hingga 3.000 invoice tiap bulannya, dan harus diperiksa kesalahannya sebelum diunggah ke sistem pembayaran, merupakan repetitive task yang simple namun sangat menyita waktu.
- Situasi Awal: Tim accounts payable industri telekomunikasi dengan 170 juta pelanggan ini kewalahan saat memproses hingga 3.000 invoice per bulan. Setiap invoice harus diperiksa kesalahannya sebelum diunggah ke sistem pembayaran, merupakan repetitive task yang simple namun sangat menyita waktu.
- Penerapan Automation: Implementasi Robotic Process Automation (RPA) membawa pengalaman yang baik dengan pengalaman kerja baru, di mana tiap karyawan bekerja sama dengan robot untuk mengurangi pekerjaan berulang dan mendapatkan hasil yang lebih baik serta meningkatkan efisiensi waktu
- Hasilnya: Intervensi manusia hanya dibutuhkan untuk invoice yang memiliki kualitas gambar yang buruk, dan berhasil mengurangi proses validasi yang berkurang hingga 10% sehingga siklus pembayaran menjadi lebih pendek.
Dalam memulai transformasi digital, mungkin hal ini terasa cukup menakutkan. Namun, manfaat yang ditawarkan oleh Automation dan RPA dalam pengelolaan invoice serta proses keuangan lainnya, dapat berdampak besar bagi perusahaan.
Dengan pendekatan yang tepat, perusahaan dapat membuka potensi dalam efisiensi, akurasi, kecepatan, serta menempatkan perusahaan menuju masa depan yang lebih baik.
