Payroll secara harfiah adalah kegiatan sederhana, berupa pembayaran gaji yang dilakukan kepada seorang karyawan oleh pemberi kerja. Bagi sebagian besar perusahaan atau organisasi, penggajian adalah pengeluaran terbesarnya. Oleh karena itu, sejauh ini, fungsi manajemen human resources yang paling penting.
Apa itu Payroll?
Payroll secara luas melibatkan dua langkah. Langkah pertama adalah persiapan input payroll. Langkah kedua adalah menghasilkan laporan payroll berdasarkan input tersebut. Laporan-laporan ini akhirnya digunakan untuk melakukan pembayaran gaji. Memproses payroll adalah aktivitas yang kompleks dan melibatkan banyak faktor. Di perusahaan atau organisasi besar, faktor-faktor ini biasanya diberi label checklist. Daftar checklist berfungsi sebagai pedoman untuk memproses payroll.
Daftar checklist payroll yang umum mencakup hal-hal berikut ini:
- Daftar karyawan harus terbaru dan up-to-date.
- Semua dokumentasi perekrutan baru harus diselesaikan sebelum memproses payroll.
- Karyawan yang akan resign harus terdeteksi
- Hari libur dan cuti sakit harus dicatat
- Perubahan gaji dan penyesuaian penggajian lainnya harus dicatat.
- Data kehadiran dan lembur harus dikumpulkan dan disetujui oleh pimpinan.
Semua informasi ini kemudian dikonsolidasikan dan digunakan untuk menentukan input payroll.
Penyesuaian gaji, penambahan karyawan, dan penghapusan dilakukan berdasarkan input payroll. Pajak pemerintah dan kompensasi menurut undang-undang yang berlaku. Jumlah akhir yang harus dibayarkan kepada setiap karyawan yang telah ditentukan. Membuat laporan lengkap dan final. Laporan payroll ini kemudian diverifikasi dan disetujui. Pembayaran gaji kemudian dilakukan sesuai laporan. Payroll dapat diproses menggunakan proses manual atau otomatis.
Proses Payroll Manual
Proses payroll manual mengharuskan seseorang untuk mengelola seluruh proses penggajian tanpa menggunakan sistem apa pun. Itu sepenuhnya tergantung pada kerja keras manusia. Proses ini melibatkan pengelolaan seluruhnya dengan tangan. Bahkan akan mencakup daftar hadir karyawan dan pajak yang dibayar karyawan menurut undang-undang.
Proses Payroll Otomatis
Payroll otomatis menggunakan teknologi Robotic Process Automation. Robot ini dapat mengotomatisasi hampir semua langkah proses payroll dan hanya memerlukan sedikit campur tangan manusia. Sistem pencatat waktu dapat digunakan untuk mencatat absensi dan lembur. Robot payroll otomatis juga dapat dihubungkan dengan software yang dapat melacak permintaan cuti. Atau, manajemen human resources mungkin perlu memasukkan informasi rekrutmen baru dan tanggal resign karyawan ke dalam sistem, Robot payroll otomatis akan menyelesaikan 90% sisanya . Robot rolly bahkan dapat mencakup penghitungan pajak dan kompensasi menurut undang-undang yang berlaku.
Masalah Pada Payroll Manual dan Payroll Otomatis
Singkatnya, proses payroll yang sepenuhnya manual membutuhkan kerja keras manusia. Ada potensi besar terjadinya human error dan itu adalah kesalahan yang jauh lebih memakan waktu. Merekrut, melatih, dan mengelola tim yang terdiri dari individu-individu yang terampil juga merupakan pengeluaran yang cukup besar.
Payroll otomatis juga bukan tanpa tantangan. Ini biasanya melibatkan investasi awal yang besar dan komitmen jangka panjang. Individu dalam perusahaan atau organisasi harus bersedia untuk berkolaborasi dengan robot Digital Worker demi memenangkan kompetisi di era industri 4.0. Mereka harus siap untuk berkomitmen pada sistem baru. Lebih sering, sistem baru dianggap rumit dan mendapat penolakan. Sistem otomatis adalah standar dan impersonal, yang mungkin terkadang bermasalah.
Manfaat Payroll Manual Dan Payroll Otomatis
Payroll manual dapat menjadi ideal dalam organisasi kecil dengan tenaga kerja yang terbatas. Itu dapat dipersonalisasi agar sesuai dengan persyaratan organisasi. Hal itu bisa lebih fleksibel, tidak seperti sistem otomatis. Payroll manual lebih mudah diadopsi karena membutuhkan investasi yang jauh lebih rendah.
Namun, payroll otomatis merupakan pilihan yang sangat baik untuk perusahaan besar. Ini memastikan efisiensi dan meningkatkan produktivitas, membutuhkan lebih sedikit waktu dan sumber daya, mungkin merupakan investasi yang cukup besar, tetapi perusahaan dan organisasi dapat memperoleh banyak keuntungan dari investasi ini dalam jangka menengah. Untuk korporasi besar yang memiliki puluhan kantor cabang di berbagai wilayah, payroll manual sangat tidak praktis.
Bagaimana Robot Rolly Dapat Membantu Proses Payroll?
Kinerja sistem payroll yang melibatkan tangan manusia membuat proses ini menjadi sangat membosankan dan merusak kreativitas karyawan untuk maju dan berkembang, dengan robot Rolly Digital Worker membantu otomatisasi kerja keras manajemen human resources saat memproses payroll.
Keberhasilan setiap proses bisnis terletak pada efisiensinya. Sistem robot otomatis memastikan pengiriman, akurasi, dan keandalan tepat waktu. Robot Rolly menghilangkan banyak intervensi manusia dan memberikan hasil yang konsisten dan dapat diandalkan. Robot bisa menjadi proposisi penghematan biaya yang sangat baik dalam jangka panjang.