Account Payable (AP) adalah kewajiban jangka pendek perusahaan untuk membayar utang kepada vendor atau pemasoknya atas barang atau jasa yang telah dibeli secara kredit.
Dalam neraca, AP muncul di bawah bagian kewajiban lancar (current liabilities). Mengelola AP dengan baik sangat penting untuk menjaga arus kas perusahaan agar tetap sehat.
Ketika AP meningkat dari satu periode ke periode lain, itu menandakan bahwa perusahaan membeli lebih banyak barang atau jasa secara kredit.
Sebaliknya, ketika AP menurun, itu berarti perusahaan membayar utang sebelumnya lebih cepat daripada membeli barang baru secara kredit.
Dengan kata lain, AP merupakan tolok ukur kesehatan arus kas dan kemampuan perusahaan dalam memenuhi kewajiban keuangan jangka pendeknya.
Siap mengotomatisasi proses bisnis Anda?
Sederhanakan dan otomatisasikan proses Bisnis Anda bersama Digital Worker. Anda tinggal duduk tenang dan biarkan robot kami mengerjakan semuanya!
Proses Account Payable Secara Manual
Dalam proses manual, pengelolaan AP melibatkan beberapa tahapan, seperti:
- Penerimaan faktur dari vendor.
- Verifikasi faktur dengan pesanan pembelian (purchase order) dan buku besar (general ledger).
- Persetujuan faktur oleh pihak terkait.
- Penjadwalan pembayaran faktur.
Pada tahap ini, setiap faktur harus dicatat dengan metode pembukuan entri ganda, di mana setiap transaksi keuangan dicatat dua kali, yaitu sebagai debit di satu akun dan kredit di akun lain. Ini meminimalkan risiko kesalahan pencatatan dan memastikan akurasi laporan keuangan.
Contoh sederhana dari proses AP adalah saat Warung Kopi A membeli persediaan dari pemasok, mereka akan mencatat transaksi ini sebagai utang (liability) kepada pemasok dan aset (asset) pada persediaan. Ketika pembayaran dilakukan, akun AP akan didebit, dan aset perusahaan akan dikredit.
Mengotomatisasi Account Payable
Mengelola AP secara manual memang umum dilakukan, namun proses ini rentan terhadap kesalahan manusia, memakan waktu, dan tidak efisien.
Mengotomatisasi proses Account Payable dapat memberikan banyak keuntungan bagi perusahaan, di antaranya:
1. Peningkatan Efisiensi
Dengan otomatisasi, faktur dapat diproses secara lebih cepat tanpa harus melalui input manual. Software otomatisasi dapat langsung mengintegrasikan data dari faktur, memverifikasi keabsahannya, dan mencatat transaksi tanpa intervensi manusia.
2. Mengurangi Risiko Kesalahan
Proses manual sangat rentan terhadap kesalahan input data, seperti salah mencatat jumlah atau akun. Sistem otomatisasi dapat meminimalkan risiko ini dengan melakukan validasi otomatis dan cross-check terhadap data yang ada di sistem.
3. Penghematan Waktu dan Biaya
Proses yang otomatis mengurangi waktu yang diperlukan untuk memproses faktur, memverifikasi, dan menyelesaikan pembayaran. Hal ini juga memungkinkan perusahaan untuk mengalokasikan sumber daya ke tugas-tugas lain yang lebih strategis.
4. Meningkatkan Transparansi dan Kontrol
Sistem otomatisasi AP memungkinkan perusahaan untuk melacak semua transaksi secara real-time, memberikan visibilitas penuh terhadap arus kas dan kewajiban. Ini juga membantu dalam perencanaan keuangan yang lebih baik.
5. Keamanan yang Lebih Baik
Proses otomatis dapat meningkatkan keamanan data dengan menyimpan semua informasi dalam satu platform terpusat yang terlindungi. Selain itu, otomatisasi dapat membantu dalam menghindari penipuan (fraud) dengan memverifikasi faktur secara otomatis sebelum diproses.
Langkah-Langkah Mengotomatisasi Account Payable
Untuk memulai otomatisasi AP, berikut beberapa langkah yang dapat diambil:
1. Pilih Software Otomatisasi yang Tepat
Pilih solusi otomatisasi yang dapat diintegrasikan dengan sistem keuangan yang sudah ada seperti Banking Automation yang memiliki fitur pengenalan faktur otomatis, verifikasi data, dan pelacakan pembayaran.
2. Digitalisasi Faktur
Dengan teknologi seperti Optical Character Recognition (OCR), perusahaan dapat mengonversi faktur fisik menjadi data digital yang dapat diolah oleh sistem otomatisasi.
3. Integrasi dengan Sistem Lain
Pastikan sistem AP terintegrasi dengan modul keuangan lain seperti pembelian (procurement), general ledger, dan manajemen kas untuk memfasilitasi otomatisasi end-to-end.
4. Tentukan Alur Persetujuan
Otomatisasi AP memungkinkan perusahaan untuk mendefinisikan alur persetujuan digital, di mana faktur yang disetujui langsung dijadwalkan untuk pembayaran tanpa perlu intervensi manual.
5. Pemantauan dan Analisis
Manfaatkan data yang dihasilkan oleh sistem otomatisasi untuk menganalisis pola pengeluaran, cash flow, dan mengidentifikasi potensi penghematan.
Kesimpulan
Account Payable adalah bagian penting dari manajemen keuangan perusahaan yang berpengaruh langsung terhadap arus kas dan kesehatan finansial perusahaan.
Dengan mengotomatisasi proses AP, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan memperoleh visibilitas lebih baik terhadap seluruh kewajiban mereka.
Di era digital ini, otomatisasi AP bukan lagi pilihan, melainkan kebutuhan untuk tetap kompetitif di pasar yang serba cepat.
Jika Anda tertarik untuk mengotomatisasi proses AP di perusahaan Anda, solusi otomatisasi dari Digital Worker dapat membantu mewujudkannya dengan lebih cepat dan efektif.
Transform your workflow with Automation
Is your business ready for a transformation? Reach out today and discover how our precision-driven software robots can streamline your operations and accelerate growth. Just fill out the form below to get started on your journey towards enhanced efficiency and productivity.
