RPA untuk Procurement, Kelola PO/SO dan Invoice lebih Cepat

Digital Worker, Providing Software Robots – Proses procurement, salah satu proses yang memiliki banyak tahap yang dimulai dari perencanaan, pemilihan vendor, pembelian barang/jasa, hingga proses pembayaran ke vendor ini, cukup memakan waktu dalam pengerjaannya.

Dalam prosesnya, procurement tentu membutuhkan ketepatan dalam penginputan data, serta efisiensi waktu dalam pengerjaannya. Tentunya, jika hal ini dilakukan secara manual, kesalahan data dan waktu yang dibutuhkan tentu akan menjadi kendala.

Menanggapi tantangan dalam proses procurement yang dilakukan secara manual, RPA hadir untuk membantu tim procurement untuk lebih fokus menciptakan strategi baru, serta meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam pengerjaannya.

RPA untuk Procurement, Bantu Kelola PO/SO dan Invoice lebih Cepat 

Lalu, bagaimana RPA membantu tim procurement dalam menyelesaikan prosesnya secara lebih cepat dan efisien?

Mengotomatisasi Purchase Request ke Purchase Order

Proses purchase request dan purchase order manual kerap kali memakan waktu dan menimbulkan kemungkinan error. Namun dengan menggunakan bot RPA dari Digital Worker, seluruh proses request hingga order dapat diselesaikan dalam waktu yang singkat.

Otomatisasi Permintaan dan Penawaran

Robot RPA tak hanya mengelola bagian yang perlu di otomatisasi saja, namun juga mengelola procurement, pengiriman, pergudangan, dan persediaan dengan memberikan notifikasi kepada tim procurement ketika stok di gudang sedang penuh.

Mengotomatisasi Pengelolaan Stok

Pengelolaan stok secara real-time jadi hal yang penting bagi tim procurement. Bayangkan jika tim procurement harus melakukan pengecekan stok secara manual dan berkala. Bisa dibayangkan bukan, berapa waktu yang harus dihabiskan?

Namun dengan robot RPA dari Digital Worker, seluruh pengelolaan stok dapat termonitor secara real-time dan memberikan notifikasi ke tim procurement ketika persediaan produk mulai habis.

Pengelolaan Work Order

Pengelolaan work order dalam perusahaan jadi hal yang cukup penting. Terlebih saat ada permintaan dari pelanggan. Dalam hal ini, tim procurement harus segar memproses permintaan tersebut.

Di sinilah robot Digital Worker memainkan peran. Dengan pengelolaan work order yang terotomatisasi, tim procurement akan mendapatkan notifikasi saat proses work order selesai dilakukan.

Otomatisasi Pemrosesan Faktur

Pemrosesan Faktur atau invoice manual biasanya membutuhkan 15 tahapan jika dikerjakan secara manual. Namun dengan Bot RPA, proses tersebut dapat dipangkas menjadi 4 tahap saja.

Hal ini bisa terjadi berkat kemampuan RPA yang mampu mengurangi waktu pengerjaan dan meminimalisir terjadinya human error. Sehingga, tim procurement hanya perlu memindai OCR (Optical Character Recognition) yang ada pada faktur untuk melakukan ekstraksi data.

Kemudian, robot RPA akan mencocokkan data tersebut dengan purchase order dan jika semuanya sudah cocok, faktur akan secara otomatis terinput ke dalam sistem.

---

Dalam hal ini, RPA tak hanya mampu meningkatkan efisiensi bisnis dan akurasi. Namun juga menghemat waktu dalam penyelesaian pekerjaan dan membuat karyawan Anda bisa lebih fokus untuk tugas yang lebih kompleks dan strategis.

Ingin tau lebih lanjut bagaimana RPA mengubah proses bisnis Anda lebih baik? Hubungi kami untuk informasi lebih lanjut, atau isi form di bawah ini.